Lorsqu’il s’agit de traiter des enjeux de qualité ou d’état dans le secteur des fruits et légumes, fournir une comptabilisation des ventes en cas de bris de contrat constitue le moyen le plus efficace de démontrer la façon dont le produit a été manutentionné. Si vous devez réclamer des dommages, assurez-vous d’avoir en main une comptabilisation détaillée des ventes. C’est une excellente pratique d’affaire. Cette comptabilisation détaillée doit comprendre la date de la vente, la quantité de chaque item vendu, le prix de chacune des ventes liées au chargement en question, ainsi que les dépenses liées au bris de contrat comme le transport dans une transaction FAB, les frais d’inspection et de courtage et toutes les autres dépenses convenues. Il est crucial de bien documenter cette information pour prouver votre cas. Elle montre les revenus nets et aide à déterminer si le lot a été convenablement manutentionné.
La corporation de règlement des différends dans les fruits et légumes (la DRC), qui fait autorité dans le secteur des fruits et légumes, souligne avec emphase l’importance d’une comptabilisation détaillée des ventes dans les transactions en consignation puisqu’elle constitue la principale exigence à laquelle est astreint le consignataire, qui doit la soumettre au consignateur. Cela dit, nous recommandons à tous les acheteurs et à tous les destinataires de se tenir prêt à en fournir une s’ils souhaitent réclamer des dommages ou régler un problème.
En l’absence d’une comptabilisation détaillée des ventes et lorsque la méthode utilisée pour calculer le retour ne peut être vérifiée ou reste insatisfaisante, sachez qu’on peut recourir à d’autres méthodes pour calculer la juste valeur marchande d’un produit. Cette souplesse signifie que vous pouvez parfois réduire le montant d’une facture par le pourcentage de défauts relevés dans une inspection fédérale, ce qui peut ou non représenter une perte réelle.
L’article 6 des normes commerciales de la DRC prévoit que les billets et factures de vente doivent être conservés pour deux ans. Si, dans une procédure arbitrale, votre client conteste la comptabilisation détaillée des ventes, l’arbitre pourra vous demander de produire les « billets de ventes ». Les billets de vente et les dépenses devraient pouvoir étayer les informations apparaissant dans votre comptabilisation détaillée.
Il y a trois options différentes pour manutentionner un produit qui arrive en mauvaise condition. Chaque option a ses propres exigences de rapport à soumettre comme comptabilisation des ventes. Ces options ne peuvent être mises ensemble dans un seul compte de ventes :
- La consignation ou vente à prix ouvert, y compris les ventes prix après vente (PAS).
- Les dommages, pour chaque bris de contrat lorsque les parties ne peuvent s’entendre sur la façon dont le produit a été manutentionné.
- USDA Market News ou Information sur les marchés (l’Info-Hort) de Agriculture et Agroalimentaire Canada sont disponibles.
- USDA Market News ou Information sur les marchés (l’Info-Hort) de Agriculture et Agroalimentaire Canada ne sont pas disponibles.
- Le remballage et la réeduction, communément appelé en anglais Labor and Shrink.
Voici, en référence, un exemple de gabarit pour chacune des comptabilisations détaillées des ventes.
Pour obtenir des réponses à toute question ou des éclaircissements sur la comptabilisation détaillée des ventes, communiquez avec le service d’assistance de la DRC. Nous sommes là pour vous.
