Author: DRC

Pour donner suite aux deux articles précédents (publiés en février et en mars) où nous avons commencé à examiner les normes commerciales de la DRC, nous allons cette fois-ci nous attarder aux articles 8 – Retours, refus ou notes de crédit sur les ventes et 9 – Comptabilisation des fruits et légumes mis au rebut.

L’article 8 – Retours, refus ou notes de crédit sur les ventes

Cet article ne traite pas du geste de retourner un envoi, de le refuser ou d’en émettre une note de crédit mais détaille plutôt l’information requise pour documenter ces actions. Cela s’entend du nom de l’acheteur, le numéro du billet de vente, le numéro de lot, la date que la permission a été obtenue, le montant du crédit ou de l’ajustement et la ou les raisons pour lesquelles ces documents sont émis. Une note doit être inscrite sur le billet de vente original indiquant l’ajustement et l’endroit où la note de crédit est conservée.

Il est essentiel que ces documents soient approuvés par une personne dûment autorisée. Une personne dûment autorisée n’est pas nécessairement le propriétaire ni un administrateur de l’entreprise mais toute personne au sein de cette entreprise qui est habilitée à prendre des décisions en son nom. Un acheteur ou un vendeur, par exemple, pourrait être habilité par l’entreprise et considéré être une personne dûment autorisée.

L’article 9 – Comptabilisation des fruits et légumes mis au rebut

Il y a plusieurs éléments à retenir de cet article, à savoir :

• La détermination de la valeur commerciale du produit, voire s’il en a encore une…
• Ce qu’il faut faire lorsque vous devez jeter au rebut plus de 5 % de l’envoi
• Qui peut vous fournir un certificat concernant la disposition du produit rejeté
• Bien comprendre la différence entre être témoin de la mise au rebut d’un produit et l’obtention d’un certificat d’inspection confirmant que le produit n’a plus de valeur commerciale.

Nous vous recommandons de lire et relire attentivement cet article des normes commerciales lorsque vous en aurez l’occasion.

La DRC se prépare à mener une initiative sectorielle visant à revoir les normes canadiennes de catégorie pour les fruits et légumes qui apparaissent au Volume 2 – fruits et légumes frais du Recueil des normes canadiennes de classification. Comme pour les autres normes de catégorie, le recueil sert de lexique afin d’établir un vocabulaire commun pour la description des denrées agricoles que sont les fruits et légumes, et les défauts qui leur sont associés.

Ce lexique uniformisé sera très utile aux inspecteurs fédéraux, acheteurs, vendeurs et autres parties intéressées afin que tous puissent communiquer dans une langue commune malgré les grandes écarts géographiques qui les séparent.

La DRC travaillera avec les intervenants sectoriels, notamment le Conseil canadien de l’horticulture et l’Association canadienne de la distribution de fruits et légumes, dans le cadre de ce projet de 18 mois afin de veiller à ce que les discussions qui auront lieu en vue d’élaborer les recommandations soient les plus inclusives et exhaustives possibles. Les normes de catégorie américaines correspondantes feront également l’objet de la considération des équipes de révision. Les normes canadiennes et américaines servent d’assise aux directives sur l’arrivage de marchandises et aux normes commerciales de la DRC, qui sont utilisées pour établir la responsabilité respective des parties au cours des processus de médiation et d’arbitrage.

L’objectif ultime est d’en arriver à ce que la DRC soit en mesure d’assumer la responsabilité d’héberger le recueil et d’en coordonner d’éventuelles mises-à-jour par le biais d’une entente avec l’ACIA.

C’est l’inclusion de dispositions visant l’incorporation par renvoi au Règlement sur la salubrité des aliments au Canada qui a motivé la DRC à entreprendre cette initiative.

Q. Nous avons eu une discussion amicale avec l’un de nos clients à propos d’un envoi de fraises expédié à Toronto. Nous sommes d’accord que les fraises ont été vendues FAB et que nous avons convenu qu’elles ne devaient pas avoir un taux de détérioration de plus de 1% à l’arrivée. Or, à leur arrivée à destination, la température de la pulpe était tiède et le taux de détérioration s’élevait à 2%, ce qui, cependant, respecte quand même les directives sur l’arrivage de marchandises de la DRC publiées sur votre site Web. Nous avons convenu que les fraises ne rencontraient pas les dispositions de notre accord et qu’il s’agit d’une réclamation qu’il fallait adresser à l’entreprise de transport en raison de la tiédeur de la pulpe. Le transporteur a toutefois indiqué que, même si la température est un peu élevée, les fraises constituent un arrivage convenable et, en conséquence, n’accepte pas la réclamation. Qu’en pense la DRC?

Jaime Bustamante. Les règles et règlements de la DRC constituent les normes par défaut lorsque le contrat entre l’acheteur et le vendeur demeure muet sur un sujet ou l’autre. Dans le cas présent, il y a bel et bien un contrat entre les parties qui modifie la tolérance, notamment en ce qui a trait au taux de détérioration totale à l’arrivée, qui passe de 3% à 1%. En vertu du contrat, les fraises ne rencontraient pas les normes convenues à l’arrivée. En outre, il apparaît que toutes les parties, y compris le transporteur, conviennent qu’il y a eu bris de contrat en raison de la température du produit qui était plus élevée durant le transit que ce qui est souhaitable. Techniquement, pour que le destinataire puisse obtenir gain de cause avec sa réclamation au transporteur, il doit prouver que la durée du transit ET la température durant ce transit N’ÉTAIT PAS pas convenable. Or, que la température durant le transit ait ou non contribué à la détérioration des fraises, il n’en demeure pas moins que les dispositions du contrat n’ont pu être respectées. Par ailleurs, puisque c’est cette température durant le transit qui est en cause, aucun dommage ne peut être réclamé à l’expéditeur.

La prétention du transporteur à l’effet que le produit rencontre les directives sur l’arrivage des marchandises de la DRC n’aurait été valable que si le contrat d’achat et de vente était demeuré muet à propos des tolérances. De surcroît, si le produit avait rencontré la tolérance de 1%, le transporteur n’aurait été responsable d’aucune faute puisque le produit serait arrivé à destination en rencontrant les dispositions convenues entre l’acheteur et le vendeur, même si durant le transit les fraises ont pu être exposées à des températures plus élevées que souhaitables.

La DRC est très heureuse d’accueillir Tamara McDowall au sein de son équipe comme Gestionnaire en communications et services aux membres. Tammy nous apporte plus de quinze années d’expérience en gestion. Elle a notamment œuvré dans le secteur canadien de l’administration et de la gestion des soins de santé durant une dizaine d’années, dont huit au sein de la plus grande firme de management au pays. Elle a acquis une riche expérience en développement de politiques internes et de projets internationaux. Elle a acquis une grande habileté à mobiliser les gens et à établir et maintenir de solides liens avec les gens à tous les niveaux d’une organisation.

Malgré ses succès dans le domaine des soins de santé, Tammy a toujours conservé un intérêt marqué pour l’agriculture depuis sa plus tendre enfance alors qu’elle passait ses étés dans les Caraïbes auprès de sa grand-mère, apprenant à prendre soin d’une grande variété d’arbres fruitiers et d’animaux sur la propriété familiale.

Elle a étudié à l’Université d’Ottawa en criminologie et en philosophie. Elle s’intéresse à une foule de sujets et dans ses temps libres, adore visiter les musées dans la région de la Capitale nationale, faire des randonnées dans la nature et appuyer ses équipes sportives favorites.

Le monde des fruits et légumes est en constante évolution et pour s’acquitter de son mandat, la DRC évolue elle aussi. Plusieurs d’entre vous en sont membre depuis l’ouverture des portes en 1999. Il y a eu bien des changements depuis ce tout début.

Le règlement et les règles d’exploitation les plus à jour sont celles du 8 février 2019 et vous pouvez les trouver sur le site Web de la DRC. Nous vous encourageons fortement à les revoir régulièrement puisque ce sont celles qui apparaissent sur le site Web qui gouvernent les droits et obligations associés à votre adhésion.

Votre adhésion à la DRC est bien plus que le contrat, les règlements et les règles d’exploitation qui étaient en vigueur au moment où vous êtes devenu membre de la DRC. Les changements apportés le sont en toute transparence, c’est-à-dire après qu’un avis en ait été donné et que le conseil d’administration ainsi que les membres les aient approuvés.

Les changements mineurs font l’objet d’une discussion au conseil puis approuvé, le cas échéant. Les changements plus substantiels sont portés à votre attention par le biais de l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle des membres où ils font l’objet d’un vote. La procédure pour apporter tout changement est établie par le règlement de la Corporation, qui a été approuvé par Corporations Canada.

Certains de ces changements ont été apportés dans un but de modernisation et d’éclaircissement, comme les récentes règles pour le règlement des différends. D’autres l’ont été en réponse à des modifications dans la réglementation comme à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif qui a nécessité des changements dans nos anciennes catégories de membre. D’autres, enfin, ont été effectués à la suite de consultations ou de demandes émanant des membres comme les changements à la définition de fruits et légumes frais apportés en 2008.

Solutions, notre bulletin mensuel, fait également mention des changements approuvés par le conseil d’administration ou par les membres et de leurs répercussions potentielles.

Voulant donner suite à notre article précédent où nous avons abordé l’article 1 – Les règles générales de conduite et indiqué que nous allions passer en revue chaque article des normes commerciales de la DRC, nous abordons maintenant les articles 3 – Registres généraux, 4 – Documents à conserver, 5 – Registre de réception, 6 – Billets et factures de vente, et 7 – Numéros de lot.

Tous ces articles précisent quels sont les documents à conserver et pour quelle période de temps.

L’article 3 – Registres généraux stipule que toute la documentation relative à une transaction doit être conservée pour une période minimale de deux ans et fournie sur demande. Le membre de la DRC a la responsabilité de maintenir des dossiers qui présentent les faits essentiels de ses transactions.

L’article 4 – Documents à conserver dresse la liste de tous les documents généraux qui doivent être conservés comme les connaissements, les bons de commande, les factures, les manifestes, les reçus, les confirmations de vente, les notes de crédit, la comptabilisation des ventes, etc.

L’article 5 – Registre de réception stipule que tous les destinataires doivent conserver en bon ordre un registre de tous les fruits et légumes reçus qui doit contenir la date d’arrivée ainsi que les renseignements sur le transporteur, le vendeur ou le consignateur.

L’artice 6 – Billets et factures de vente précise expressément les informations que doit contenir le billet de vente ou la facture : numéro de série, date de la vente, les renseignements sur l’acheteur et sur le vendeur, la description et le prix de la denrée, le numéro de lot, etc.  En outre, cet article stipule que la DRC a le droit de demander et d’obtenir copie de tout billet de vente en cas de différend.

L’article 7 – Numéros de lot. Un numéro identifiant le lot doit être assigné à chaque envoi. Le numéro de lot constitue un excellent moyen de préserver l’identité d’un envoi.

Selon notre expérience, conserver tous ces documents de manière bien organisée et aisément accessible pour une période de deux ans peut vous épargner beaucoup de temps et d’argent lorsque survient un différend. Rappelez-vous qu’un avis de différend peut être soumis jusqu’à neuf mois après l’apparition d’un différend et si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, vous aurez plus de chances de perdre la réclamation.

Avec l’entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC), le document Confirmation de vente est devenu désuet du point de vue réglementaire. Ce formulaire a été d’une grande utilité pour l’ACIA afin de consigner les renseignements requis, dont le numéro de membre de la DRC, pour les entreprises qui ont encore recours aux formulaires imprimés plutôt qu’électroniques pour le dédouanement.

La Déclaration intégrée des importations a été mise à jour pour l’adapter aux nouveaux changements apportés au RSAC et l’ACIA demande aux importateurs d’utiliser les systèmes électroniques pour le dédouanement.

Pour ceux d’entre vous qui effectuez le dédouanement par le biais de documents imprimés, la DRC collabore avec l’ACIA pour mettre à jour ces formulaires mais cela prend un certain temps. Nous vous prodiguerons davantage de renseignements lorsqu’ils deviendront disponibles. En attendant, vous voudrez peut-être visiter le site Web de l’ACIA (au www.inspection.gc.ca) et en apprendre davantage sur la façon de réduire vos efforts et de sauver du temps en recourant aux formulaires électroniques.

Q. Après un processus de médiation informelle infructueux, notre entreprise passe à l’étape de l’arbitrage pour la première fois. Pourriez-vous nous donner quelques conseils sur la façon de présenter notre cas de sorte que nous ne ressentirions pas le besoin de retenir les services d’un avocat ou de quelqu’un d’autre pour nous représenter?

R. Premièrement, permettez-moi de commencer par dire que, selon la complexité de l’affaire, ce n’est peut-être pas une mauvaise idée de faire appel à une personne ayant l’expérience d’un tel avocat, qui vous représente. Toutefois, vous devez savoir qu’en cas d’arbitrage, comme pour tout litige devant les tribunaux, les honoraires d’avocat ne sont pas nécessairement pris en compte dans le cadre du règlement. Et si elles sont attribuées à la partie gagnante, il se peut que ce ne soit pas le montant total.

Au début du processus officiel, la DRC vous remettra un modèle d’exposé de demande qui comprend des instructions détaillées sur la manière de présenter votre cas. Son personnel pourra vous fournir des éclaircissements au besoin. Voici une brève description de l’information à communiquer dans l’exposé de la demande :

1. Une demande que le différend soit renvoyé à l’arbitrage. Elle est déjà incluse dans le modèle d’exposé de demande mentionné ci-dessus
2. Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des parties. Assurez-vous d’indiquer dans votre exposé le nom d’une personne de la compagnie qui est en position de responsabilité, comme le propriétaire, un actionnaire ou un administrateur. La plupart du temps, un vendeur n’est pas une personne en position de responsabilité.
3. Une description de la réclamation et une indication des faits à l’appui. Pour qu’on comprenne bien votre réclamation, les documents justificatifs (les pièces), comme les factures, les lettres de transport, les correspondance et les rapports d’inspection, doivent porter la mention « pièce A », « pièce B », etc. Ainsi, le lecteur comprendra plus facilement la situation. Dans la plupart des cas d’arbitrage accéléré, il n’y aura pas d’audition verbale, par conséquent, il est très important que l’arbitre puisse comprendre et suivre les pièces à présenter.
4. La réparation recherchée et le montant réclamé. Il importe d’inclure dans votre réclamation les frais de dépôt auprès de la DRC et d’autres dépenses examinées dans le contexte du processus d’arbitrage. Si vous ne les demandez pas, l’arbitre n’en tiendra pas compte.
5. L’exposé de la demande doit être livrée par télécopieur/courriel et par la poste à la DRC et à la partie intimée. Les règles de règlement des différends de la DRC exigent que vous envoyiez deux (2) copies de votre d’expose

Après la fin du processus de médiation informelle, les documents échangés à cette étape sont scellés et demeurent confidentiels.  Même l’arbitre n’aura pas accès au dossier informel.  Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas résumer l’information recueillie durant la procédure informelle et l’inclure dans votre exposé de demande.

Enfin, rappelez-vous que les informations que vous fournissez à l’appui de votre cause auront une incidence sur la décision et la décision de l’arbitre

La récente entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, à l’ACIA, a généré bien des appels et engendré une certaine confusion entourant le besoin de détenir une licence de l’ACIA si vous êtes membre ou avez demandé l’adhésion à la DRC. En vertu de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada et de sa réglementation, plusieurs entreprises doivent détenir une licence pour mener des activités liées aux aliments.

Le règlement précise qui doit détenir une licence en fonctions des activités que vous menez, non du type d’entreprise que vous avez.

Le nouveau règlement canadien a deux composantes : salubrité et traçabilité, d’une part, et commerce d’autre part.

L’adhésion à la DRC est exigée pour acheter, vendre, transporter d’une province à l’autre, importer au Canada ou exporter du Canada des fruits et légumes. Ce qui couvre la partie commerce du règlement.

Ainsi, même si vous êtes membre de la DRC, il se peut que vous deviez obtenir une licence de l’ACIA pour couvrir la partie salubrité et traçabilité. Nous ne sommes pas des experts en ce qui a trait à qui devrait avoir une licence. Mon ACIA pourra vous aider avec cela. Toutefois, nous pouvons au moins affirmer que si vous importez des fruits et légumes frais au Canada, vous devez avoir une licence de l’ACIA. Celle-ci vous propose d’ailleurs un excellent outil pour vous aider à déterminer si vous en avez besoin d’une.

Si vous avez besoin d’aide pour mieux comprendre ou pour savoir qui contacter, appelez-nous à la DRC. Nous n’aurons peut-être pas toutes les réponses mais pourrons certainement vous orienter dans la bonne direction.

Un rapport d’inspection apporte des renseignements cruciaux en établissant les faits lors d’un différend. Le moment où l’inspection a lieu est également de toute première importance.

Q : Nous avons reçu un envoi d’avocats et avons remarqué des problèmes de qualité à son arrivée. Nous avons appelé pour demander une inspection et on nous a répondu que personne n’était disponible pour la mener ni ce jour-là, ni le lendemain. Nous avons immédiatement avisé l’expéditeur de la situation et lui avons demandé s’il était d’accord à recourir à une inspection privée étant donné les circonstances. Il a refusé. Nous attendions toujours l’inspection fédérale quand nous avons eu l’occasion de vendre 30 % de l’envoi. Les résultats de l’inspection ont montré que l’envoi ne rencontrait pas les normes des Directives sur l’arrivage des marchandises de la DRC. Nous avons offert à l’expéditeur le paiement complet pour les avocats non-inspectés et lui avons fourni la comptabilisation des ventes du produit n’ayant pas rencontré la norme. L’expéditeur exige le paiement intégral ou le retour de tous les avocats parce que l’inspection n’a pas eu lieu dans un délai adéquat. Nous pensons que ne devrions pas être tenu responsable de n’avoir pu obtenir une inspection effectuée au bon moment puisque nous l’avons demandé au bon moment.

R : Jaime Bustamante. C’est une situation qui se produit assez souvent lorsqu’un envoi arrive en début de weekend (le vendredi soir ou le samedi matin). Il n’y a aucune raison de ne pas demander une inspection fédérale durant le weekend. N’attendez pas au prochain jour ouvrable pour demander l’inspection. Selon les Normes commerciales de la DRC, lorsque le produit est détérioré à l’arrivée, le destinataire a l’obligation de demander une inspection dans un délai de huit heures suivant son arrivée par camion ou de 24 heures s’il a voyagé par train ou par bateau. Les Normes commerciales demeurent cependant muettes quant au moment où l’inspection doit être exécutée parce que le demandeur n’a aucun contrôle là-dessus. Vous avez bien fait d’aviser l’expéditeur et de lui demander son accord pour procéder à une inspection privée comme le prévoit les Directives en matière d’inspection de la DRC lorsqu’une inspection fédérale n’est pas disponible. Même quand un expéditeur refuse de donner son accord à une inspection privée, nous vous recommandons d’en faire faire une malgré tout afin de vous protéger. Si les résultats de cette inspection privée coïncident avec ceux de l’inspection fédérale effectuée ultérieurement, vous aurez plus d’arguments en votre faveur lorsque vous discuterez avec votre partenaire commercial pour résoudre l’affaire à l’amiable. Il importe de se rappeler que toutes les parties ont l’obligation de minimiser les pertes. Il n’est pas dans le meilleur intérêt de quiconque de laisser un envoi complet invendu pour une période prolongée en attendant une inspection fédérale. Votre offre de payer le plein prix pour 30 p. 100 du produit non-inspecté nous apparaît raisonnable en ces circonstances.

Nous comprenons la frustration de ne pas être en mesure, parfois, d’obtenir une inspection fédérale dans les 24 heures mais il faut également comprendre que la responsabilité de l’expéditeur n’en pas en cause. Dans une vente FAB, le destinataire assume toute la responsabilité de ce qui peut arriver avec le produit après qu’il a quitté les quais de l’expéditeur, y compris de ne pouvoir produire une inspection exécutée dans les délais.

Un autre facteur d’importance pour déterminer la responsabilité, c’est le résultat de l’inspection. Des fruits et légumes inspectés deux ou trois jours après leur arrivée à destination et qui peinent à rencontrer les normes des Directives sur l’arrivage des marchandises de la DRC auraient peut-être pu mieux les rencontrer si l’inspection avait été menée deux ou trois jours avant, au moment de leur arrivée.