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En seguimiento a nuestros dos artículos anteriores (febrero y marzo), en los que comenzamos a analizar las Normas de Comercio de la DRC, esta vez examinaremos la Sección 8: Devoluciones, rechazos o memorandos de crédito respecto a ventas, y la Sección 9: Procedimiento para dar cuenta de productos desechados.

Sección 8: Devoluciones, rechazos o memorandos de crédito respecto a ventas

Esta sección no se refiere a la acción de devolver, rechazar o emitir un memorando de crédito respecto a las ventas. Esta sección describe la información requerida que debe tener cada uno de estos documentos, como el nombre del comprador, el número de la boleta de venta, el número de lote, la fecha en que se concedió la rebaja y el monto del crédito o ajuste, junto con la razón o las razones por las que se emitieron estos documentos. Se debe agregar una anotación en la boleta original de venta, haciendo referencia al ajuste e indicando dónde se ha archivado el memorando de crédito.

Es esencial que estos documentos sean aprobados por una persona debidamente autorizada. Dicha persona no tiene que ser un propietario o director de la empresa. Cualquier persona dentro de la empresa con capacidad para vincular a la organización, como compradores o vendedores, podría considerarse una persona debidamente autorizada.

Sección 9: Procedimiento para dar cuenta de productos desechados

Hay varios elementos clave que destacar en esta sección. Tales elementos son:

• cómo determinar si el producto tiene algún valor comercial,
• lo que debe hacer cuando destruye o desecha más del 5% del embarque,
• quién puede proporcionar un certificado con respecto a la disposición de los productos desechados y,
• comprender la diferencia entre presenciar la destrucción o desecho del producto y obtener una inspección de condición que confirme que el producto no tiene valor comercial.

Le recomendamos que lea atentamente esta sección de las Normas de Comercio cuando tenga una oportunidad.

La DRC se está preparando para liderar una iniciativa de la industria que consiste en revisar las normas de clasificación de calidad (grade standards) de Canadá para las frutas y verduras cubiertas por el Compendio Canadiense de Normas de Clasificación de Calidad (CFIA) Volumen 2 – Frutas u Hortalizas Frescas. Como es el caso con todos los documentos de normas de clasificación de calidad, el Compendio es el léxico, o lenguaje reconocido, para describir los productos de frutas y verduras y los defectos asociados.

Un léxico común es necesario para que los inspectores federales, compradores, vendedores y otros se comuniquen en un idioma común cuando están separados por distancias geográficas.

A lo largo de los 18 meses del proyecto, la DRC trabajará con las partes interesadas de la industria, como el Consejo Hortícola Canadiense (Canadian Horticultural Council), la CPMA y otros, para garantizar discusiones exhaustivas e inclusivas a medida que se desarrollan las recomendaciones para el cambio. Los equipos de revisión también considerarán las normas de clasificación correspondientes de EUA como parte de su labor. Las normas de clasificación de calidad de las frutas y hortalizas de Canadá y EUA son fundamentales para las Directrices de buena llegada y las Normas de Comercio de la DRC, que sirven para establecer la responsabilidad en un proceso de mediación y arbitraje.

El objetivo general es que, a su debido tiempo, la DRC asumirá la responsabilidad de hospedar el Compendio y coordinador futuras actualizaciones a través de un contrato de prestación de servicios con la CFIA.

La disposición sobre la Incorporación por Referencia (IBR – Incorporation by Reference) dentro del nuevo Reglamento sobre la Salubridad de los Alimentos en Canadá presenta la oportunidad de emprender esta iniciativa.

P. Estamos teniendo una conversación amistosa con nuestro cliente de fresas sobre un embarque que llegó a Toronto, ON con problemas marginales. Ambos acordamos que las fresas se vendieron FOB Buena Llegada, y acordamos que las fresas no tendrían más del 1% de pudrición. Las fresas llegaron al destino con la pulpa caliente y con una pudrición del 2%, pero cumplen con de las Directrices de buena llegada de la DRC publicadas en su sitio web. Estamos de acuerdo en que las fresas no cumplieron con nuestro acuerdo y esto es un reclamo de transporte basado en las altas temperaturas. El transportista ha tomado la posición de que, si bien las temperaturas eran un poco más cálidas, el producto llegó cumpliendo con las tolerancias de buena llegada y no aceptará ninguna reclamación. ¿Cuál es la posición de la DRC sobre este asunto?

R. Jaime Bustamante. Las Reglas y Regulaciones de la DRC son las reglas por omisión cuando el contrato entre compradores y vendedores no dice nada sobre algunos de los términos y condiciones. En este caso, hubo un acuerdo entre las partes para modificar las tolerancias de buena llegada de las fresas, específicamente la parte de pudrición, las cuales cambiaron del 3% de pudrición total al 1% de pudrición. Por lo tanto, no hay duda de que el producto no cumplió con los términos del contrato a su llegada. Además, parece que todas las partes, incluido el transportista, están de acuerdo en que hay un incumplimiento del contrato debido a que el producto está sujeto a temperaturas más altas que las deseables durante el tránsito. Técnicamente, para que un receptor/comprador realice una reclamación exitosa contra el vendedor/remitente, el receptor debe demostrar que el tiempo y las temperaturas de tránsito fueron satisfactorios. Es posible que temperaturas cálidas durante el tránsito contribuyeran al deterioro de las fresas y, por lo tanto, hizo que el embarque no cumpliera con los términos del contrato. Por lo tanto, debido a que las temperaturas de tránsito no fueron satisfactorias, esto no sería una reclamación contra el remitente.

El argumento del transportista de que el producto cumplió con las Directrices de buena llegada de la DRC sólo es válido cuando no se modifican las tolerancias indicadas en el contrato de compra y venta. Si el producto no hubiera tendido más del 1% de pudrición, el transportista no tendría la culpa porque el producto habría cumplido con los términos del contrato entre el comprador y el vendedor, incluso cuando se expusiera a temperaturas más altas que las deseadas.

La DRC se complace en dar la bienvenida a nuestro equipo a Tammy McDowall como Gerente, Comunicaciones y Membresía. Tammy aporta más de 15 años de experiencia en administración. Su trayectoria profesional incluye una década laborando en el campo de administración de la salud en Canadá, que comprende ocho años trabajando para la compañía de administración de prácticas más grande de Canadá. Algunas de sus experiencias incluyen el desarrollo de políticas internas y proyectos internacionales. A lo largo de su trayectoria profesional, Tammy ha aprendido a involucrarse con otros y sobresalir en su capacidad para establecer relaciones y entendimiento con individuos en todos los niveles de una organización.

No obstante su éxito en el campo de la salud, Tammy siempre ha tenido interés en la agricultura, en virtud de haber pasado muchos veranos de su infancia en el Caribe con su abuela, aprendiendo a cuidar una gran variedad de árboles frutales y animales en la propiedad familiar.

Tammy estudió Criminología y Filosofía en la Universidad de Ottawa. Ella tiene una gran variedad de intereses, y en su tiempo libre también disfruta de visitar los diferentes museos y galerías alrededor de Ottawa, hacer senderismo en la naturaleza y alentar a sus equipos deportivos favoritos.

El mundo de los productos agrícolas está evolucionando constantemente y, para cumplir nuestro mandato, la DRC evoluciona a la par con él. Muchos de ustedes han sido miembros desde que abrimos nuestras puertas para la membresía en 1999. Mucho ha cambiado desde esos primeros días.

Los más recientes estatutos y reglas de operación, impresos el 8 de febrero de 2019, se encuentran en el sitio web de la DRC. Le instamos a que los revise periódicamente, ya que los Estatutos y el Manual de operación que se encuentran en nuestro sitio web son los que rigen sus derechos y obligaciones de membresía.

Su membresía de la DRC es más que el contrato, estatutos y reglas de operación que eran vigentes cuando se ingresó a la DRC por primera vez. Los cambios se realizan con total transparencia, incluido la notificación correspondiente, y la aprobación de la Junta Directiva y la membresía.

Los cambios menores se discuten y, cuando corresponde, son aprobados por la Junta. Se notifican cambios potenciales más significativos a través de una Notificación de una moción previo a la Reunión Anual de miembros de la Corporación, y se votan en la Reunión Anual. Los procedimientos para estos cambios se establecen en los Estatutos de la Corporación, que son aprobados por el regulador federal Corporaciones Canadá.

Algunos de estos cambios han tenido como propósito modernizar y aclarar, como se hizo con las recientes Reglas de Solución de Controversias. Algunos cambios han respondido a regulaciones, como la Ley de Corporaciones sin fines de lucro de Canadá, que provocó, por ejemplo, cambios en nuestras categorías de miembros asociados. Otros respondieron a las solicitudes y consultas de los miembros, como el cambio a la definición de frutas y hortalizas frescas en 2008.

Nuestro boletín mensual “Solutions” también destaca los cambios y el impacto potencial de los cambios aprobados por la Junta Directiva y la membresía.

En seguimiento a nuestro artículo anterior, en el que examinamos la Sección 1, Reglas generales de conducta e informamos sobre la serie de resúmenes de las normas de comercio de la DRC, esta vez abordaremos la Sección 3, Registros generales, Sección 4, Documentos que se deberán conservar, Sección 5, Registros de recepción, Sección 6, Boletas de venta / facturas, y la Sección 7, Números de lote.

Todas estas secciones especifican qué documentos deben conservarse y por cuánto tiempo.

La Sección 3, Registros generales indica que todos los documentos relacionados con una transacción deben conservarse por un período mínimo de dos años y deben estar disponibles de ser necesario. Es la responsabilidad del miembro de la DRC mantener registros que indiquen los datos esenciales sobre las transacciones.

La Sección 4, Documentos que se deberán conservar, enumera todos los documentos generales que deben conservarse, tales como Conocimientos de Embarque, Pedidos de Compra, Facturas, Manifiestos, Recibos, Confirmación de Ventas, Memorandos de Crédito, y Relaciones de Ventas, por nombrar solo algunos.

La Sección 5, Registros de recepción, establece que todos los receptores deben mantener en el orden de recepción un registro de todos los productos recibidos y deben mostrar claramente las fechas de llegada y la información del transportista, vendedor o consignador.

La Sección 6, Boletos de venta/facturas, menciona específicamente qué información las Boletas de venta/facturas deben contener: números de serie, fecha de venta, información del comprador, información del vendedor, descripción y precio del producto, números de lote, etc. Además, esta sección establece que la DRC tiene el derecho de solicitar una copia de las boletas de venta en caso de una controversia.

Sección 7, Números de lote. Se asignará un número de lote de identificación a cada carga. El número de lote es un método excelente para preservar la identidad de una carga.

En nuestra experiencia, tener todos estos documentos bien organizados y fácilmente disponibles por un período de dos años, puede ahorrarle tiempo y dinero en caso de una controversia. Recuerde que se puede presentar una Notificación de controversia hasta 9 meses a partir de la fecha en que surgió la disputa, y no contar con algunos de estos documentos puede resultar en la pérdida de una reclamación.

Con la entrada en vigor del Reglamentos sobre la Salubridad de los Alimentos de Canadá (SFCR), desde una perspectiva regulatoria, el documento de COS se ha vuelto obsoleto. Este formulario ha sido extremadamente útil para la CFIA para ingresar información, como el número de membresía de la DRC, para aquellas compañías que todavía hacen el despacho de aduanas en papel en lugar de hacerlo por vía electrónica.

La Declaración Integrada de Importación se ha actualizado para reflejar los nuevos cambios del SFCR y la CFIA solicita a los importadores que usen sistemas electrónicos para el despacho de aduanas.

Para aquellos de ustedes que todavía están realizando autorizaciones en papel, la DRC está trabajando con la CFIA para actualizar cualquier formulario requerido, pero eso está tomando cierto tiempo. Le daremos más información a medida que esté disponible. Mientras tanto, quizás desee visitar el sitio web de la CFIA (www.inspection.gc.ca) para obtener más información sobre el despacho de aduanas electrónico para ahorrarle tiempo y esfuerzo.

P. Después de pasar por una etapa de mediación informal fallida, nuestra compañía ha decidido avanzar hacia de arbitraje por primera vez. ¿Podría ofrecernos algunas orientaciones sobre cómo presentar nuestro caso para que no sintamos la necesidad de tener que contratar un abogado o a otra persona para que nos represente?

R. Jaime Bustamante. Primeramente, me gustaría comentarle que, dependiendo de la complejidad de su caso, a lo mejor es necesario que obtenga asesoría legal de un abogado. Sin embargo, deberá estar consiente que, en el arbitraje, el árbitro puede o no incluir los gastos de representación legal como parte del laudo arbitral. Inclusive si los gastos de representación son incluidos en el laudo, es probable que no sean en su totalidad.

Al inicio del proceso formal la DRC les proveerá un formato de Declaración de Demanda que incluye instrucciones detalladas de cómo presentar su caso.  Nuestro personal les clarificará lo que fuera necesario.  La siguiente es una breve descripción de la información requerida en una Declaración de Demanda:

1. Una demanda para que la controversia se refiera al arbitraje. Esta solicitud está ya incluida en el formato arriba mencionado de la Declaración de Demanda.
2. Los nombres, direcciones y números de teléfono de las partes. Asegúrense de incluir en su Declaración de Demanda el nombre de una persona relacionada a la responsabilidad de la compañía, tal como el dueño, un accionista, un director, etc. La mayoría de las veces un vendedor no es una persona conectada a la responsabilidad.
3. Una descripción de la demanda y una indicación de los hechos que la apoyan. Para poder entender mejor su demanda los documentos de apoyo (evidencias), tales como facturas, conocimientos de embarque, correspondencia, inspecciones y otros documentos similares deberían ser etiquetados como” Evidencia A”, “Evidencia B”, etc.  El etiquetar las evidencias facilita al lector entender la demanda.  En la mayoría de los casos abreviados no habrá una audiencia verbal.  Esta es su oportunidad de convencer al árbitro respecto a los méritos de su caso.  Su compañía NO debería guardarse ninguna información importante.  El retener cualquier información no les otorga ninguna ventaja, y en la mayoría de los casos no se les permitirá introducir nuevas evidencias y argumentos que hubieran ya estado disponibles al momento de su sumisión inicial.
4. El alivio o remedio que se busca y la cantidad reclamada. Es importante incluir sus costos de registro de la demanda con la DRC, y cualquier otro gasto contemplado por el proceso de arbitraje cuando hagan su demanda.  Si no los solicitan no serán contemplados por el árbitro.
5. La Declaración de Demanda debe ser entregada por fax/email y por correo a la DRC y al Demandado. Las nuevas Reglas de Solución de Controversias exigen que envíen dos (2) copias de la Declaración de Demanda y evidencias.

Una vez que concluye el proceso informal de mediación, los documentos intercambiados durante esa etapa son sellados y permanecerán confidenciales.  Ni siquiera el árbitro tendrá acceso al expediente informal.  Esto no significa sin embargo que ustedes no puedan resumir la información recolectada durante el procedimiento informal e incluirla en su Declaración de Demanda.

Finalmente, recuerde que la información que usted envíe en su Declaración de Demanda será la que tendrá un impacto en la decisión del árbitro.

La reciente entrada en vigencia del Reglamento sobre la Salubridad de los Alimentos en Canadá (SFCR) de la CFIA ha generado algunas llamadas y confusión sobre la necesidad de obtener una Licencia de Alimentos de la CFIA si ya se cuenta con la membresía de la DRC o si se está aplicando para la membresía de la DRC. De acuerdo con la Ley sobre la Salubridad de los Alimentos en Canadá (SFCA) y el Reglamento sobre la Salubridad de los Alimentos en Canadá (SFCR), muchas empresas de alimentos requieren una licencia para llevar a cabo actividades relacionadas con los alimentos.

El SFCR especifica si necesita una licencia según las actividades que realiza, y no según el tipo de negocio.

El nuevo SFCR de Canadá tiene dos componentes: Seguridad y trazabilidad de los alimentos, y Comercio.

Se requiere una membresía de la DRC para comprar, vender, productos transportados de una provincia a otra o para importar/exportar a/desde Canadá. Esto cubre el componente de Comercio del SFCR.

Por lo tanto, incluso si cuenta con una membresía de la DRC, es posible que aún necesite una Licencia de Alimentos de la CFIA para cubrir el componente de Seguridad y trazabilidad de los alimentos. No somos expertos en el tema de quién necesita una licencia de alimentos y quién no. Puede buscar aclaración acudiendo a My CFIA. Sin embargo, como mínimo podemos decirle que, si está importando frutas y verduras frescas a Canadá, necesitará una Licencia de alimentos. La CFIA tiene excelentes herramientas para ayudarlo a determinar si necesita una licencia de alimentos.

Si requiere de ayuda para resolver las dudas o determinar con quién comunicarse, llámenos a la DRC. Si no tenemos la respuesta, podemos indicarle la dirección correcta.

Un informe de inspección proporciona información clave para establecer detalles en una disputa. La puntualidad de la inspección también es clave.

P: Recibimos una carga de aguacates y notamos algunos problemas de calidad a su llegada. Solicitamos una inspección federal y se nos informó que no había nadie disponible para realizar la inspección ese día o el día siguiente. Inmediatamente informamos al embarcador de la situación y preguntamos si una inspección privada sería aceptable debido a las circunstancias. El embarcador no acepto la inspección privada. Esperamos a que la inspección federal se realizara, pero antes de que se realizara, vimos la oportunidad de vender el 30% del producto. Los resultados de la inspección federal indicaron que el producto no cumplió con las Directrices de buena llegada de la DRC. Ofrecimos el pago total al embarcador por el producto no inspeccionado y proporcionamos un reporte de liquidación del producto que si se inspecciono. El embarcador está solicitando el pago completo de todo el producto porque la inspección no se realizó de manera oportuna. No creemos que debamos ser responsables por no realizar una inspección federal oportunamente cuando se solicitó la inspección federal de manera oportuna.

R: Jaime Bustamante. Esta es una situación que comúnmente ocurre cuando el producto llega durante el fin de semana (por ejemplo, el viernes por la noche o el sábado por la mañana). No hay razón para no solicitar una inspección federal durante el fin de semana. No espere hasta el siguiente día laborable disponible para solicitar la inspección. De acuerdo con las Normas de Comercio de la DRC, cuando se recibe un producto en estado deteriorado, la obligación del recibidor es solicitar la inspección dentro de las 8 horas cuando el producto llega por camión o las 24 horas cuando llega por ferrocarril o por mar. Sin embargo, las Normas de Comercio de la DRC guardan silencio sobre cuándo se debe realizar la inspección porque eso está fuera del control del solicitante. Según lo dispuesto en las Directrices de buena inspección de la DRC en situaciones en que no haya una inspección federal disponible, usted tuvo razón al llamar al embarcador para preguntar si daría su consentimiento para una inspección privada. Incluso cuando el embarcador se niega a aceptar una inspección privada, le recomendamos que solicite esa inspección privada para protegerse. Si los resultados de la inspección privada son similares a los resultados de la inspección federal realizada más adelante, tendrá más evidencia a su favor cuando hable con su cliente para resolver el asunto de manera amistosa. Es importante recordar que todas las partes tienen la responsabilidad de minimizar las pérdidas. No le interesa a nadie dejar la carga completa sin vender durante un período prolongado de tiempo mientras se espera una inspección federal. Su oferta para pagar el precio total del 30% del producto no inspeccionado es razonable en estas circunstancias.

Entendemos la frustración de que a veces no se realice una inspección federal dentro de las 24 horas, pero también debe comprender que el embarcador tampoco puede ser responsable por esta situación. En una venta FOB, el receptor es responsable de todo lo que suceda con el producto después de que el camión salga del muelle del embarcador, incluido el hecho de que no se realice una inspección de manera oportuna.

Otro factor importante para determinar la responsabilidad, son los resultados de la inspección. El producto inspeccionado dos o tres días después de su llegada que por poco no cumple con las Directrices de Buena Llegada de la DRC podría haber cumplido con la Buena Llegada si hubiera sido inspeccionado dos o tres días antes de su llegada.