Il arrive parfois qu’en épluchant un dossier de réclamation, le personnel de l’assistance commerciale de la DRC trouve des informations contradictoires dans des documents portant sur des transactions qui ne sont pas en cause dans le différend actuel qui opposent les parties.
Puisqu’une grande proportion des transactions du secteur des fruits et légumes s’effectuent sans contrat écrit, le contrat qui unit les parties est établi en fonction des documents qui viennent étayer les transactions. Cela s’entend notamment de documents comme les bons de commandes, les factures, les connaissements, les approbations, les confirmations de vente du courtier et toute autre communication écrite entre les parties.
La présence d’informations conflictuelles dans la documentation pourrait amplifier la controverse alors qu’il faut maintenant tenir compte d’un élément additionnel qui ne faisait pas partie du différend original. En conséquence, pour éviter cela, voici quelques éléments à vérifier avant d’émettre un document comme un bon de commande, une facture, un connaissement ou une confirmation de vente du courtier :
- Assurez-vous d’avoir la dénomination sociale ou le nom commercial de l’acheteur ou du vendeur. Vous pouvez communiquer avec la DRC, le PACA ou le Blue Book, si vous en êtes membre, afin de vérifier si le nom qu’ils possèdent correspond à celui que vous avez.
- Les factures présentent normalement une section « vendu à » et une section « expédié à ». Le producteur ou l’expéditeur doit être avisé par l’acheteur ou le destinataire de la destination de l’envoi, y compris de tous les arrêts en chemin puisque la détermination du caractère convenable d’un arrivage est effectuée en fonction de la destination nommément identifiée.
- Les mentions US No. 1, CAN No. 1 et CAT 1 ne signifient pas la même chose. Toutes les normes de catégorie sont différentes. Ces expressions doivent avoir été discutées entre l’acheteur et le vendeur, comprises et convenues.
- La vente en consignation et le prix après-vente ou prix ouvert ne sont pas la même chose. Ces expressions doivent avoir été discutées entre l’acheteur et le vendeur, comprises et convenues. Voir l’article du blogue Solutions.
- Une confirmation de vente par un courtier doit être envoyée à toutes les parties et chacune d’elles doit vérifier si le document reflète bien ce dont il a été convenu.
- Les températures de transit suggérées apparaissant sur le connaissement devraient correspondre aux instructions données au transporteur par l’expéditeur ou le destinataire. En cas de renseignements conflictuels à propos de la température, le transporteur doit communiquer avec l’entrepreneur de transport, l’expéditeur ou le destinataire pour confirmer à quelle température il doit régler l’unité réfrigérante.
Lorsque vous prenez note de renseignements conflictuels dans la documentation relative à une transaction, vous avez la responsabilité d’en aviser promptement toutes les autres parties pour leur faire connaître l’erreur ou l’omission et demander que le document soit modifié en conséquence.
