Que l’on soit le réclamant ou l’intimé, personne n’aime perdre sa cause. Mais quand un membre de la DRC perd une cause par seul manque de l’avoir convenablement expliquée et documentée, cela peut s’avérer très frustrant.
Aussi, afin d’aider les membres de la DRC à se préparer en vue d’une médiation ou d’un arbitrage, nous avons compilé le palmarès des éléments que les entreprises négligent fréquemment ou croient simplement sans importance. Nous avons vu de nombreux cas où les choses auraient pu prendre une tout autre tournure si les parties y avaient accorder davantage d’attention, prenant le temps de mieux expliquer à l’arbitre et de la documenter convenablement. Voici donc notre liste des dix plus importantes erreurs à éviter dans la préparation et la défense de votre cause :
- Omettre d’inclure ce que vous avez appris durant le processus de médiation informelle (réclamation informelle). L’échange informel d’informations révèle souvent d’importants éléments. L’arbitre n’a pas accès aux arguments ni aux dépositions soumises durant la médiation informelle. C’est à vous de lui décrire la transaction avec le plus de détails possibles d’une manière qui ne laisse aucun élément de doute sur ce qui s’est passé.
- Omettre d’inclure une déclaration ou une soumission de l’acheteur ou du vendeur impliqué dans la transaction étayant ce qui s’est passé. Si vous n’avez pas de documentation concrète, vos arguments pourront être interprétés comme ouï-dire et ne pas être considérés comme information factuelle.
- Ne pas présenter d’éclaircissements ni réfuter les commentaires ou déclaration de l’autre partie. Vous devez nier ou réfuter les allégations avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord. Si vous avez des doutes au sujet du poids de vos preuves (télécopies, courriels, etc.) comme réponse à la déclaration de l’autre partie, soumettez une déclaration sous serment.
- Omettre de soumettre les preuves étayant vos allégations. Lorsque les parties ne s’entendent pas, l’arbitre s’appuie sur les preuves soumises pour prendre sa décision.
- Ne pas produire une documentation lisible ni étiqueter les pièces justificatives pour permettre à l’arbitre de s’y retrouver plus facilement.
- Ne pas fournir la preuve de l’envoi d’un document ou d’une entente par télécopieur ou par courriel, comme la confirmation d’envoi de télécopie, la confirmation de l’envoi du courriel, ou encore la réponse que lui a donnée l’autre partie.
- Ne pas fournir une comptabilisation des ventes lorsque le produit est manutentionné pour le compte d’un tiers. Nous avons vu des cas où l’intimé a clairement fourni la preuve du bris de contrat mais n’a fourni aucune indication des bases de son calcul en soutien à la remise qu’il avait faite.
- Ne pas fournir une comptabilisation des ventes détaillée. Une comptabilisation des ventes doit inclure la date, le montant et le prix de chaque lot vendu (une référence à une facture ou à un reçu est encore mieux). À l’opposé, omettre de produire les factures des frais encourus comme le transport, l’inspection, l’entreposage, le dédouanement ou toutes les autres dépenses convenues.
- Ne pas demander d’audience lorsque vous pensez que l’arbitre devrait vous entendre. Si vous ne croyez pas pouvoir adéquatement présenter votre cas par écrit, vous avez le droit de demander une audience pour les réclamations de plus de 15 000 $US.
- Ne pas vouloir régler la somme qui n’est pas en cause dans le différend avant d’aller en arbitrage. Cela entraîne des frais de dépôt plus élevés, des intérêts, le cas échéant, et peut parfois influencer l’arbitre lorsqu’il répartit les frais et les intérêts s’il perçoit que le montant retenu est abusif.
Avant d’entamer le processus d’arbitrage, consultez le personnel de la DRC qui pourra vous aider à préparer ce dont vous avez besoin pour présenter ou défendre votre cause. Une fois la procédure arbitrale entamée, la DRC ne peut plus offrir que de l’encadrement au sujet des questions procédurales. Par ailleurs, lors d’un arbitrage accéléré (pour les réclamations de moins de 50 000 $US), l’arbitre fondera généralement sa décision sur les soumissions des parties et ne communiquera que très rarement avec elles pour obtenir des éclaircissements ou davantage d’information. Toutefois, en arbitrage formel ou lorsqu’une audience a été demandée, l’arbitre vous donnera maintes occasions de présenter ou de défendre votre cause clairement et concisément. Si vous ne croyez pas être en mesure de présenter ou de défendre votre cause adéquatement, nous vous recommandons vivement de retenir les services d’un conseiller juridique, ou bien de régler le différend avant qu’il ne se rende en arbitrage.
