Q. Après un processus de médiation informelle infructueux, notre entreprise passe à l’étape de l’arbitrage pour la première fois. Pourriez-vous nous donner quelques conseils sur la façon de présenter notre cas de sorte que nous ne ressentirions pas le besoin de retenir les services d’un avocat ou de quelqu’un d’autre pour nous représenter?
R. Premièrement, permettez-moi de commencer par dire que, selon la complexité de l’affaire, ce n’est peut-être pas une mauvaise idée de faire appel à une personne ayant l’expérience d’un tel avocat, qui vous représente. Toutefois, vous devez savoir qu’en cas d’arbitrage, comme pour tout litige devant les tribunaux, les honoraires d’avocat ne sont pas nécessairement pris en compte dans le cadre du règlement. Et si elles sont attribuées à la partie gagnante, il se peut que ce ne soit pas le montant total.
Au début du processus officiel, la DRC vous remettra un modèle d’exposé de demande qui comprend des instructions détaillées sur la manière de présenter votre cas. Son personnel pourra vous fournir des éclaircissements au besoin. Voici une brève description de l’information à communiquer dans l’exposé de la demande :
- Une demande que le différend soit renvoyé à l’arbitrage. Elle est déjà incluse dans le modèle d’exposé de demande mentionné ci-dessus
- Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des parties. Assurez-vous d’indiquer dans votre exposé le nom d’une personne de la compagnie qui est en position de responsabilité, comme le propriétaire, un actionnaire ou un administrateur. La plupart du temps, un vendeur n’est pas une personne en position de responsabilité.
- Une description de la réclamation et une indication des faits à l’appui. Pour qu’on comprenne bien votre réclamation, les documents justificatifs (les pièces), comme les factures, les lettres de transport, les correspondance et les rapports d’inspection, doivent porter la mention « pièce A », « pièce B », etc. Ainsi, le lecteur comprendra plus facilement la situation. Dans la plupart des cas d’arbitrage accéléré, il n’y aura pas d’audition verbale, par conséquent, il est très important que l’arbitre puisse comprendre et suivre les pièces à présenter.
- La réparation recherchée et le montant réclamé. Il importe d’inclure dans votre réclamation les frais de dépôt auprès de la DRC et d’autres dépenses examinées dans le contexte du processus d’arbitrage. Si vous ne les demandez pas, l’arbitre n’en tiendra pas compte.
- L’exposé de la demande doit être livrée par télécopieur/courriel et par la poste à la DRC et à la partie intimée. Les règles de règlement des différends de la DRC exigent que vous envoyiez deux (2) copies de votre d’expose
Après la fin du processus de médiation informelle, les documents échangés à cette étape sont scellés et demeurent confidentiels. Même l’arbitre n’aura pas accès au dossier informel. Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas résumer l’information recueillie durant la procédure informelle et l’inclure dans votre exposé de demande.
Enfin, rappelez-vous que les informations que vous fournissez à l’appui de votre cause auront une incidence sur la décision et la décision de l’arbitre
