Voulant donner suite à notre article précédent où nous avons abordé l’article 1 – Les règles générales de conduite et indiqué que nous allions passer en revue chaque article des normes commerciales de la DRC, nous abordons maintenant les articles 3 – Registres généraux, 4 – Documents à conserver, 5 – Registre de réception, 6 – Billets et factures de vente, et 7 – Numéros de lot.
Tous ces articles précisent quels sont les documents à conserver et pour quelle période de temps.
L’article 3 – Registres généraux stipule que toute la documentation relative à une transaction doit être conservée pour une période minimale de deux ans et fournie sur demande. Le membre de la DRC a la responsabilité de maintenir des dossiers qui présentent les faits essentiels de ses transactions.
L’article 4 – Documents à conserver dresse la liste de tous les documents généraux qui doivent être conservés comme les connaissements, les bons de commande, les factures, les manifestes, les reçus, les confirmations de vente, les notes de crédit, la comptabilisation des ventes, etc.
L’article 5 – Registre de réception stipule que tous les destinataires doivent conserver en bon ordre un registre de tous les fruits et légumes reçus qui doit contenir la date d’arrivée ainsi que les renseignements sur le transporteur, le vendeur ou le consignateur.
L’artice 6 – Billets et factures de vente précise expressément les informations que doit contenir le billet de vente ou la facture : numéro de série, date de la vente, les renseignements sur l’acheteur et sur le vendeur, la description et le prix de la denrée, le numéro de lot, etc. En outre, cet article stipule que la DRC a le droit de demander et d’obtenir copie de tout billet de vente en cas de différend.
L’article 7 – Numéros de lot. Un numéro identifiant le lot doit être assigné à chaque envoi. Le numéro de lot constitue un excellent moyen de préserver l’identité d’un envoi.
Selon notre expérience, conserver tous ces documents de manière bien organisée et aisément accessible pour une période de deux ans peut vous épargner beaucoup de temps et d’argent lorsque survient un différend. Rappelez-vous qu’un avis de différend peut être soumis jusqu’à neuf mois après l’apparition d’un différend et si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, vous aurez plus de chances de perdre la réclamation.
