Les obligations et responsabilités du producteur et de l’agent de producteurs devraient être consignées dans un contrat écrit. En l’absence de contrat, un producteur doit savoir que si l’agent fournit une déclaration écrite décrivant les modalités et conditions (par email, par télécopieur ou par la poste) avant de recevoir un premier lot, le producteur est réputé avoir accepté ces conditions s’il effectue le premier envoi après avoir reçu cette déclaration écrite.
Un agent qui n’a pas dans ses dossiers les contrats ou les déclarations écrites exigés en vertu des présentes ne prépare pas et ne tient pas des registres complets et exhaustifs. Un agent en défaut d’exécuter toute spécification ou de s’acquitter de toutes ses obligations, expresses ou implicites, peut être tenu responsable de tous dommages pouvant en résulter.
Les agents de producteurs doivent pouvoir fournir aux producteurs une comptabilisation précise et détaillée, couvrant tous les aspects de la manutention des fruits et légumes qu’ils ont reçus ou vendus.
Si le contrat ou la déclaration écrite permettent à l’agent de remballer les fruits et légumes ou d’en établir un nouveau grade, ses registres doivent indiquer les résultats de toutes ces activités d’emballage et d’établissement de grade, dont la quantité de perte subie durant l’emballage et l’établissement de grade, ainsi que la qualité et la quantité des fruits et légumes emballés.
La mise en commun des fruits et légumes provenant de différents producteurs n’est pas permise à moins qu’une entente expresse n’ait été convenue avec ceux-ci. Le cas échéant, la comptabilisation remise à chaque producteur énumère les frais réellement engagés pour les différentes opérations exécutées par l’agent. Cela comprend tous les détails relatifs à la disposition des fruits et légumes reçus de chaque producteur dont l’ensemble des ventes, des redressements, des refus, des détails relatifs à la consignation ou au compte en demi et des ventes réalisées par l’intermédiaire de courtiers ou d’entreprises de vente à l’encan, ainsi que l’état de toute réclamation déposée auprès d’un transporteur ou des sommes reçues de celui-ci.
L’agent prépare et tient des registres complets et exhaustifs de tous les détails relatifs à la distribution afin de pouvoir disposer de pièces justificatives pour la comptabilisation. Si un agent agit en vertu d’une entente de mise en commun conclue avec des producteurs, la comptabilisation indique le mode de calcul de cette mise en commun et des prix de vente. Toutefois, si l’agent et les producteurs ont convenu de frais fixes pour rétribuer les différentes opérations exécutées par l’agent, il n’est pas nécessaire d’inclure les frais réellement engagés par l’agent pour ces services dans la comptabilisation.
Un agent de producteurs peut être tenu responsable de toute perte ou de tout dommage causé aux producteurs par sa négligence ou son défaut de s’acquitter de toute obligation, expresse ou implicite, découlant de tout engagement pris à l’égard d’une transaction.
