Nous recevons souvent des questions de membres de la DRC concernant la lecture appropriée de l’inspection de l’ACIA. Dans cette série en trois parties, nous nous pencherons sur l’importance de réviser l’information contenue dans le certificat d’inspection. Pour commencer, concentrons-nous sur les éléments contenus dans la première section ainsi que dans la section de description du produit.
La première section du certificat inclut la « date et heure à laquelle l’inspection a été demandée et effectuée ». Cette information est importante parce qu’elle permet de savoir si l’inspection a été demandée et effectuée dans un délai convenable. Par exemple, les inspections pour les expéditions faites par camion doivent être demandées à l’intérieur des 8 heures travaillées suivant le moment où le destinataire a été informé de l’arrivée de la marchandise et de sa disponibilité pour inspection. Les expéditions faites par bateau ou par train permettent que l’inspection ait lieu à l’intérieur des 24 heures travaillées suivant le moment où le destinataire a été informé de l’arrivage et où le produit a été placé à un endroit approprié pour l’inspection.
Le champ « lieu d’inspection » indique l’endroit où l’inspection a eu lieu, tel que l’entrepôt du demandeur, l’entrepôt du destinataire ou un autre endroit. Si le produit était encore chargé lorsque l’inspecteur est arrivé, cette information devrait être écrite sous la section « remarques ».
Une section importante à réviser est la section « remarques », située au bas du certificat d’inspection. Elle inclut des notes que l’inspecteur a faites à propos du lieu où se trouvait le chargement, s’il était encore dans le camion ou s’il avait été déchargé. Cette information pourrait permettre de déterminer si l’acheteur/destinataire a le droit de refuser le produit. Pour plus d’information sur les « gestes d’acceptation », référez-vous à la section 19.1 des Normes commerciales et directives connexes de la DRC.
Information à propos du demandeur, de l’expéditeur et du destinataire
L’information dans cette section identifie les parties impliquées dans la transaction. S’il y a un nom que vous ne reconnaissez pas dans l’un de ces champs, vous devriez aborder le sujet avec votre client.
Description du produit
Cette section devrait inclure de l’information détaillée sur le chargement, telle que le produit concerné, sa variété, sa taille, sa maturité, son grade et sa couleur, les paquets (nombre de cartons ou de sacs disponibles pour inspection), le type de comptage utilisé ainsi que son poids.
Cette information doit concorder avec votre facture et/ou bon de commande. Par exemple, si vous recevez un chargement de mangues de taille différente avec un prix d’unité autre que convenu, vous devriez discuter du besoin d’effectuer une demande d’inspection par taille.
Une autre problématique importante que l’on voit est le nombre de cartons inspectés. Le chargement entier doit être disponible pour inspection. Si ce n’est pas le cas, l’acheteur/destinataire doit avoir une raison valide pour justifier l’absence de la totalité du chargement.
Comme règle générale, plus de 75 % du chargement doit être disponible pour échantillonnage afin qu’il soit considéré comme représentatif du chargement entier.
Dans la seconde partie de cette série sur la lecture appropriée d’un certificat d’inspection, nous aborderons les questions de température et de défauts.
