ADOPTÉES – le 27 septembre 2013
ADOPTÉES – le 29 juin 2018
ADOPTÉES – le 5 décembre 2019
Table des matières
I.RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS
II.LES DIRIGEANTS (art. 7.01 du Règlement No.1)
A.Dirigeants de la Corporation
1.Présidence et vice-présidence du conseil d’administration
2.Président-directeur général
3.Trésorier
4.Secrétaire
B.Destitution
C.Vacances
D.Rémunération des dirigeants
III.LES COMITÉS (art. 6.05 du Règlement No.1)
A.Comités des candidatures
B.Comité des normes commerciales
C.Comité des normes de transport
D.Comité de médiation et d’arbitrage
E.Mandat et vacances
F.Rémunération
IV.L’ADHÉSION
A.Procédure pour demander l’adhésion (art. 3.01 du Règlement No. 1)
B.Conditions d’adhésion (art. 2.01.b du Règlement No. 1)
C.Droits d’adhésion (art. 3.02 du Règlement No. 1)
D.Consentement à l’arbitrage
E.Mesures disciplinaires
F.Communications et informations
V.Annexe A – Processus de mise en candidature et de sélection des administrateurs
A.But
B.Aperçu
C.Attributs de l’administrateur
I.RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération et aucun administrateur ne peut tirer profit, directement ou indirectement, de son siège d’administrateur. Il est toutefois prévu que les dépenses nécessaires engagées par les administrateurs dans l’exercice de leurs fonctions lorsqu’ils participent aux réunions du conseil d’administration de la Corporation peuvent leur être remboursées. En plus du remboursement des dépenses raisonnables, le conseil d’administration peut établir une indemnité journalière visant à couvrir les frais de repas et les dépenses accessoires des administrateurs. Les dispositions de cet article n’empêchent pas un administrateur d’occuper un poste de dirigeant de la Corporation ou tout autre poste, ni de recevoir la rémunération qui s’y rattache.
Retour à la table des matières
II.LES DIRIGEANTS (art. 7.01 du Règlement No. 1)
A.Dirigeants de la Corporation
1.Présidence et vice-présidence du conseil d’administration
Le conseil d’administration nomme chaque année, ou à tout autre moment qu’il juge opportun, une personne à la présidence du conseil d’administration (le « président du conseil ») et au moins deux autres personnes à la vice-présidence du conseil d’administration (les « vice-présidents »). Le président du conseil et les vice-présidents sont ou bien membres de la Corporation ou bien un dirigeant, associé, employé ou représentant nommément désigné d’un membre, ou bien une personne représentant un organisme sectoriel. Ils doivent être résidants de pays différents et avoir siégé au conseil d’administration durant au moins une année.
2.Président-directeur général
Le président-directeur général est le chef de la direction de la Corporation. De façon générale, il supervise et contrôle toutes les affaires et les activités de la Corporation. En particulier, le président-directeur général :
(a)supervise la mise en œuvre des politiques et des ordres du conseil d’administration de la Corporation;
(b)est autorisé, dans les limites du budget de la Corporation, à embaucher toutes les personnes qu’il peut juger nécessaires à la bonne conduite des affaires de la Corporation et à fixer la rémunération de ces personnes;
(c)fait toutes les autres choses et pose tous les autres gestes qui se rattachent au poste de président-directeur général que peut ordonner le conseil d’administration et à qui il soumet ses rapports, ses recommandations ou ses suggestions qui, de son avis, sont à l’avantage de la Corporation.
3.Trésorier
Le président-directeur général agit comme trésorier de la Corporation jusqu’au moment où, le cas échéant, le conseil d’administration nomme un autre titulaire au poste de trésorier. Le trésorier de la Corporation :
(a)fournit, si le conseil d’administration l’exige, un cautionnement garantissant l’exécution fidèle de ses obligations selon le montant et le type de sûreté que détermine le conseil d’administration;
(b)prend charge, est responsable et assume la garde de tous les fonds et valeurs de la Corporation et en a la garde; il reçoit et émet des reçus pour les sommes dues et payables à la Corporation, quelle qu’en soit la source; et dépose ces sommes au nom de la Corporation auprès des banques, des sociétés de fiducie et des autres dépositaires que choisit le conseil d’administration.
4.Secrétaire
Le président-directeur général agit comme secrétaire de la Corporation jusqu’au moment où, le cas échéant, le conseil d’administration nomme un autre titulaire au poste de secrétaire. Le secrétaire de la Corporation :
(a)tient les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration dans un ou plusieurs registres destinés à cette fin;
(b)s’assure que tous les avis sont dûment donnés aux membres et aux administrateurs, conformément aux dispositions du Règlement ou aux exigences de la Loi;
(c)est le gardien du sceau et des registres de la Corporation et voit à ce que le sceau soit apposé sur tous les documents qui le requièrent;
(d)tient un registre de l’adresse postale de chaque membre et de chaque administrateur, que ceux-ci doivent lui fournir;
(e)prépare tous les rapports qui, de temps à autre, peuvent être exigés de la Corporation.
B.Destitution
Le conseil d’administration peut destituer en tout temps, sans justification, tout dirigeant ou mandataire qu’il a élu ou nommé, sous toute réserve des droits contractuels, le cas échéant, de la personne ainsi destituée
C.Vacances
Chaque dirigeant en titre demeure en poste jusqu’à la première des éventualités suivantes :
(a)à sa démission, qui prend effet au moment où la lettre de démission est reçue par le secrétaire de la Corporation ou au moment spécifié dans cette lettre de démission, selon la plus lointaine éventualité;
(b)à la nomination de son successeur;
(c)au moment où le dirigeant cesse d’être un administrateur, si une telle qualification est requise pour le poste en cause;
(d)à la destitution du dirigeant par le conseil d’administration;
(e)à son décès.
En cas de vacance, le conseil d’administration peut, par résolution, nommer un titulaire au poste de dirigeant devenu vacant.
D.Rémunération des dirigeants
Le conseil d’administration fixe par résolution le salaire de tous les dirigeants qu’il emploie ou qu’il nomme.
Retour à la table des matières
III.LES COMITÉS (art. 6.05 du Règlement No. 1)
A.Comité des candidatures
Au plus tard trente (30) jours après l’assemblée générale annuelle, le président du conseil forme un comité des candidatures dont les membres sont nommés pour un mandat d’un (1) an à compter de la date de leur nomination ou jusqu’à ce que leur successeur soit nommé. Le comité des candidatures est formé de trois (3) administrateurs de la Corporation actuellement en poste dont le propre mandat d’administrateur n’arrive pas à échéance ou, dans l’éventualité où leur mandat arrive à échéance, ils doivent avoir choisi de ne pas en solliciter un nouveau. Les membres du comité choisissent eux-mêmes leur présidence. La tâche première du comité des candidatures consiste à recruter et à assurer un leadership fort et équilibré à la Corporation conformément aux exigences relatives à la représentation et à la composition du conseil d’administration prévues au Règlement No. 1. Plus particulièrement, le comité des candidatures :
(a)prépare le rapport du comité des candidatures qui comprend une liste d’un ou plusieurs candidats pour chacun des postes d’administrateurs qui deviendront vacants et pour lesquels il y aura élection lors de l’assemblée générale annuelle, la liste étant dressée conformément aux dispositions du processus de mise en candidature et de sélection des administrateurs de la DRC, apparaissant à l’Annexe A de la Partie 1 des présentes règles d’exploitation;
(b)remet son rapport au conseil d’administration pour approbation au moins 60 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle chaque année;
(c)présente son rapport aux membres lors de l’assemblée générale annuelle;
(d)formule des recommandations au conseil d’administration à l’égard des candidats aux postes de dirigeants chaque année;
(e)formule des recommandations au conseil d’administration à l’égard de personnes pouvant combler les postes du conseil d’administration, de dirigeant ou des différents comités, devenus vacants en cours d’année.
B.Comité des normes commerciales
Le président du conseil peut former un comité des normes commerciales. Le comité des normes commerciales est composé de trois (3) personnes. Les membres du comité choisissent eux-mêmes leur présidence. Ce comité est chargé d’examiner les Normes commerciales de la Corporation, de proposer des modifications à ces normes commerciales et de soumettre ses recommandations au conseil d’administration.
C.Comité des normes de transport
Le président du conseil peut former un comité des normes de transport. Le comité des normes de transport est composé de trois (3) personnes. Les membres du comité sélectionnent eux-mêmes leur présidence. Ce comité est chargé d’examiner les Normes de transport de la Corporation, de proposer des modifications à ces normes de transport et de soumettre ses recommandations au conseil d’administration.
D.Comité de médiation et d’arbitrage
Le président du conseil d’administration peut former un comité de médiation et d’arbitrage. Le comité de médiation et d’arbitrage est composé de trois (3) personnes. Les membres du comité choisissent eux-mêmes leur présidence. Ce comité est chargé d’examiner les processus, les politiques, les normes et les règles de médiation et d’arbitrage de la Corporation, de proposer des modifications à ces processus, politiques, normes et règles, qu’il soumet sous forme de recommandations au conseil d’administration.
E.Mandat et vacances
Le mandat de tout comité mis sur pied par le président du conseil, à l’exception du comité des candidatures, prend fin à la date de l’assemblée générale annuelle suivante ou avant ou après, à la date qu’indique le président du conseil. Le président du conseil peut destituer tout membre d’un comité. Il peut, à sa discrétion, combler un siège vacant à un comité. Tous les comités sont redevables au conseil d’administration et lui font rapport
F.Rémunération
Tout membre d’un comité siège à ce comité sans rémunération. Il peut toutefois se faire rembourser toute dépense raisonnable engagée dans l’exercice de ses fonctions, qui a au préalable reçu l’approbation du président du conseil ou du président-directeur général
Retour à la table des matières
IV.L’ADHÉSION
A.Demande d’adhésion (art. 3.01 du Règlement No. 1)
(a)Toute demande d’adhésion est soumise au président-directeur général, qui détermine l’admissibilité du requérant.
(b)Toute demande d’adhésion est signée par le requérant, si le requérant est un individu ou une entreprise individuelle, par tout associé principal, si le requérant est une société en nom collectif, ou par un dirigeant dûment autorisé, si le requérant est une corporation ou une société par actions ou un membre de la direction ou un gestionnaire dûment autorisé si le requérant est une société à responsabilité limitée.
Lorsque le président-directeur général a l’intention de refuser une demande d’adhésion, il en donne avis par écrit au demandeur et celui-ci peut répondre à cet avis dans un délai de dix (10) jours à compter de la date d’envoi de l’avis. Si aucune réponse n’est reçue dans les dix (10) jours ou si la réponse est insuffisante, le refus prend effet.
B.Conditions d’adhésion (art. 2.01b. du Règlement No. 1)
Pour être admissible à l’adhésion à la Corporation, le requérant, et toute personne en position de responsabilité chez le requérant, doit satisfaire aux critères d’adhésion suivants :
(a)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, détenu de permis émis en vertu du Règlement sur la délivrance de permis et l’arbitrage du Canada, tel qu’amendé le cas échéant, du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada ou du Perishable Agricultural Commodities Act des États-Unis, tel qu’amendé le cas échéant, ayant fait l’objet d’une révocation ou d’une suspension;
(b)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, fait l’objet d’une radiation de la liste des membres de la Corporation;
(c)n’a, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, ni omis d’obtempérer à toute demande ou directive d’un arbitre, ni omis de se conformer à toute entente issue d’une médiation ou à toute sentence arbitrale;
(d)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, été déclaré coupable d’un acte criminel pour lequel aucun pardon ne lui a été accordé.
(e)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, été déclaré coupable ou plaidé coupable relativement à une accusation portée en vertu de toute loi pour un geste qui constituerait une violation de toute disposition des Lettres patentes, du Règlement et des règles de la Corporation;
(f)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, été nommément désigné à une ordonnance toujours en vigueur d’un tribunal en relation avec l’exploitation de toute entreprise;
(g)n’a pas, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, effectué de déclaration fausse ou trompeuse ni présenté dans toute documentation soumise à la Corporation des informations fausses ou trompeuses.
(h)n’a, au cours des cinq (5) années précédant la date où la demande est soumise, ni fait faillite, ni suspendu le paiement régulier de ses dettes, ni concordé avec ses créanciers, ni effectué une cession de ses biens, ni été déclaré insolvable, ni conclu un arrangement en vertu de la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies, S.R., c. C025, art. 1, telle qu’amendée le cas échéant, ni effectué de proposition en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, S.R. 1985, c.B-3, art. 1; 1992, c.27, art. 2, telle qu’amendée le cas échéant, ni conclu d’arrangement similaire ou de concordat, ni cherché à obtenir une telle protection en vertu de toute disposition semblable des lois des États-Unis, du Mexique ou de tout autre pays, province ou état;
(i)n’a pas, au cours des dix (10) années précédant la date où la demande est soumise, cessé l’exploitation d’une entreprise (à propriétaire unique, en noms collectifs, une société par actions ou tout autre type d’entreprise) sans s’être pleinement acquitté de toutes ses obligations financières;
(j)dans le cas du requérant, doit pouvoir démontrer sa capacité à remplir ses obligations financières au moment opportun;
(k)dans le cas d’une personne en position de responsabilité chez le requérant, ne doit pas être, ni avoir été en position de responsabilité dans une entreprise individuelle, une société en nom collectif, une société à responsabilité limitée, toute autre société ni toute autre entité qui ne satisfait pas aux conditions d’adhésion prévues au présent article;
(l)à la demande du président-directeur général, fourni ou déposé en consignation une garantie financière d’un montant, dans la forme et aux conditions que prescrit et, le cas échéant, modifie le conseil d’administration;
(m)a répondu de façon satisfaisante aux demandes de renseignements supplémentaires que juge nécessaires le président-directeur général afin d’être en mesure d’évaluer pleinement la demande d’adhésion, y compris des renseignements supplémentaires sur le requérant, sur les personnes en position de responsabilité chez le requérant, sur ses employés, sur l’information fournie dans sa demande d’adhésion, ainsi qu’à l’égard de tout critère ou toute condition d’adhésion.
C.Droits d’adhésion (art. 3.02 du Règlement No. 1)
Le conseil d’administration fixe annuellement, à sa seule discrétion, le droit d’adhésion pour tenir compte de la hausse du coût de la vie et le rend public.
D.Consentement à l’arbitrage
Le consentement d’un membre à soumettre les différends à l’arbitrage ne s’applique qu’aux différends découlant de transactions commerciales conclues au Canada, au Mexique ou aux États-Unis à l’égard des produits qui font l’objet de ces différends et qui ont été cultivés, reçus ou autrement physiquement présents au Canada, au Mexique ou aux États-Unis.
E.Mesures disciplinaires
Le membre faisant face à l’extinction de son adhésion ou à la radiation conformément aux dispositions des articles 3.04 et 3.05 du règlement reçoit un avis écrit de cette extinction ou de cette radiation dix (10) jours avant qu’elle ne prenne effet et cet avis expose les raisons de l’extinction ou de la radiation telles que prévues à l’article 3.05. En outre, la personne dont le nom sera ajouté à la liste des personnes frappées d’une sanction reçoit également un avis dix (10) jours avant que l’ajout ne soit effectué. Ce délai est établi pour permettre à la personne de contester l’action proposée. Cependant, dans certains cas ayant le potentiel de causer davantage de préjudice au secteur, la Corporation pourra déroger à l’émission à l’avance de l’avis écrit.
F.Communications et informations (art. 3.03 du Règlement No. 1)
Conformément aux dispositions de l’article 3.03 du Règlement No. 1, le membre doit, à la demande de la Corporation, lui fournir promptement les renseignements suivants :
(a)des renseignements à savoir si l’entreprise est toujours en exploitation et demeure capable de s’acquitter de ses obligations financières à temps;
(b)l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du membre, y compris l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur de toute succursale et de tout entrepôt;
(c)le nom des propriétaires, des actionnaires et de toute personne en position de responsabilité chez le membre;
(d)le nom de toute personne employée par le membre;
(e)la copie des registres que doit conserver le membre en vertu des présentes règles.
La DRC fournit des services et communique en anglais, en français ou en espagnol avec le membre, selon la langue utilisée dans la demande d’adhésion, à moins que le représentant du membre ne le spécifie autrement. En ce qui a trait à l’interprétation du règlement ou des règles d’exploitation, la version anglaise finale approuvée et signée fait foi.
Retour à la table des matières
V.Annexe A – Processus de mise en candidature et de sélection des administrateurs
A.But
Élargir le bassin d’administrateurs qualifiés et fournir un processus transparent pour la sélection des administrateurs.
B.Aperçu
Au moins cent-vingt (120) jours avant la tenue de l’assemblée générale des membres, le comité des candidatures publie et transmet aux membres par la poste un appel de candidatures pour les postes à combler au sein du conseil d’administration. Il identifie les attributs essentiels requis par le conseil d’administration à moment-là et joint ou intègre ces renseignements à l’appel de candidatures.
Le comité des candidatures sélectionne les candidats en fonction des attributs de l’administrateur énoncés dans la Matrice des compétences de l’administrateur apparaissant ci-dessous et en fait rapport aux membres au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Les membres peuvent soumettre la candidature de personnes qualifiées au moins soixante-quinze (75) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, en autant qu’une telle candidature soit soutenue par au moins cinq (5) membres de la DRC.
Le comité des candidatures soumet à l’approbation du conseil d’administration, au moins soixante (60) jours avant la tenue de l’assemblée générale, son rapport fondé sur les qualifications et l’équilibre au sein du conseil. La liste finale des candidats est soumise au vote des membres lors de l’assemblée générale annuelle.
C.Attributs de l’administrateur
Le comité des candidatures recherche des candidates et des candidats dont le profil correspond aux attributs apparaissant dans la Matrice des compétences de l’administrateur, en plus de répondre aux conditions énoncées à l’article 5.02 du Règlement No. 1 concernant les qualifications de l’administrateur.
Tableau 1 : Matrice des compétences de l’administrateur
Connaissance du conseil, compétences et expérience clés
PDG / Leadership d’entreprise
Secteur industriel / Représentativité de la chaîne de valeur
Gouvernance / Conseil d’administration
Finances
Connaissances, compétences et expérience désirées
Comptabilité / Vérification
Lobbying / Communications
Développement des affaires / Levée de fonds
Diversité
Géographie
Gouvernement / Relations avec le secteur public
Ressources humaines / Gestion du rendement / Rémunération
Technologies de l’information / Commerce électronique / Gestion de la protection des renseignements personnels
Juridique / Réglementaire
Distribution / Ventes
Relations avec les membres
Risques et contrôles
Activités d’exploitation / Activités organisationnelles
Ressources / Gestion de projet
Planification stratégique
