Le modèle employé pour le règlement des différends repose sur un processus comptant six étapes potentielles. La majorité des différends sont résolus à l’étape 3 – la consultation et l’encadrement. Habituellement, il suffit de quelques appels téléphoniques ou de quelques courriels pour que la DRC puisse donner à ses membres les outils nécessaires pour leur permettre d’en arriver par eux-mêmes à un règlement avec leurs partenaires commerciaux. Lorsqu’il n’est pas possible d’en arriver immédiatement à un règlement à l’amiable, les membres peuvent alors soumettre un avis de différend pour amorcer l’étape 4 – la médiation informelle. Bien que la plupart des différends se règlent à l’étape 4 ou avant, ceux qui se prolongent sautent habituellement l’étape 5 – la médiation formelle pour procéder directement à l’étape 6 – l’arbitrage afin d’obtenir une décision exécutoire et applicable par les tribunaux, rendue par un arbitre indépendant. Il est très rare que le paiement d’une décision arbitrale ne soit pas versé conformément aux instructions de l’arbitre.
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Étape 1 : Mesures de prévention
Éducation, formation, diffusion de l’information, les règlements et les normes de la DRC.
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Étape 2 : Résolution non supervisée du problème
Les parties en conflit négocient pour tenter de résoudre le différend en coopération.
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Étape 3 : Consultation et encadrement (par le personnel de la DRC ou une tierce partie à contrat)
Avis, informations, conseils, références, analyse des cas.
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Étape 4 : Médiation informelle (par le personnel de la DRC ou une tierce partie à contrat)
La médiation informelle constitue le point de départ des procédures formelles de la DRC. Elle impose certaines exigences en matière de soumissions de documents, de même qu’un délai de 21 jours pendant lequel les parties tentent ensemble de régler leur différend.
La médiation informelle accorde aux parties une occasion de soumettre un compte-rendu écrit de ce qui ressort de la transaction, accompagné de la documentation pertinente. Après que les deux parties aient eu la chance de soumettre leur contribution respective, le personnel de la DRC les aide à tenter d’en venir à l’amiable à un règlement volontaire. Si les parties ne peuvent convenir d’un tel règlement, elles pourront opter pour la médiation formelle ou l’arbitrage.
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Étape 5 : Médiation formelle
La médiation formelle est une option à laquelle on peut recourir quel que soit le montant en dollars de la réclamation. Pour recourir à cette option, les deux parties doivent y consentir et la médiation est menée par un médiateur indépendant choisi à partir de la liste de médiateurs que maintient la DRC. Si les parties ne peuvent convenir du recours à la médiation formelle, ou si la médiation formelle ne réussit à produire un règlement acceptable aux deux parties, l’une ou l’autre des parties peut alors demander que l’on procède à un arbitrage.
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Étape 6 : Arbitrage
Lorsque les parties ne peuvent parvenir à s’entendre pour régler leur différend, elles peuvent alors décider de recourir à l’arbitrage. Un arbitrage aboutit en une décision exécutoire, applicable par les tribunaux que rend un arbitre indépendant, nommé par les parties. Une partie peut recourir à l’arbitrage quel que soit le montant de la réclamation en cause. Afin de mieux desservir ses membres, la DRC leur propose deux processus, qui sont appliqués selon le montant du différend en cause.
Dans les cas où le montant en dollars de la réclamation est inférieur à 50 000 $US, on aura recours à l’arbitrage accéléré en vertu duquel la DRC applique une procédure abrégée. Bien que cette procédure impose des délais stricts pour l’échange d’informations, elle demeure juste et équitable en comparaison du montant réclamé (moins de 50 000 $US).
Dans les cas où le montant en dollars de la réclamation est égal ou supérieur à 50 000 $US, une audience doit avoir lieu conformément aux dispositions des Règles de médiation et d’arbitrage de la DRC relatives à l’arbitrage formel.
Toutefois, lorsque les deux parties et l’administrateur y consentent, la procédure d’arbitrage accéléré peut être utilisée pour des réclamations dont le montant en dollars dépasse le seuil qui enclenche par défaut la procédure d’arbitrage formel.
Dans un cas comme dans l’autre, les membres de la DRC peuvent choisir leur arbitre à partir de la liste d’arbitres et de médiateurs chevronnés qu’a établie la DRC.
Lorsqu’une décision exécutoire est rendue, le personnel de la DRC en surveille l’exécution. Si un membre ne verse pas la sentence arbitrale dans le délai prescrit, il est radié de la liste des membres et la DRC aide à faire enregistrer la décision auprès des tribunaux.
