P. Después de pasar por una etapa de mediación informal fallida, nuestra compañía ha decidido avanzar hacia de arbitraje por primera vez. ¿Podría ofrecernos algunas orientaciones sobre cómo presentar nuestro caso para que no sintamos la necesidad de tener que contratar un abogado o a otra persona para que nos represente?
R. Jaime Bustamante. Primeramente, me gustaría comentarle que, dependiendo de la complejidad de su caso, a lo mejor es necesario que obtenga asesoría legal de un abogado. Sin embargo, deberá estar consiente que, en el arbitraje, el árbitro puede o no incluir los gastos de representación legal como parte del laudo arbitral. Inclusive si los gastos de representación son incluidos en el laudo, es probable que no sean en su totalidad.
Al inicio del proceso formal la DRC les proveerá un formato de Declaración de Demanda que incluye instrucciones detalladas de cómo presentar su caso. Nuestro personal les clarificará lo que fuera necesario. La siguiente es una breve descripción de la información requerida en una Declaración de Demanda:
- Una demanda para que la controversia se refiera al arbitraje. Esta solicitud está ya incluida en el formato arriba mencionado de la Declaración de Demanda.
- Los nombres, direcciones y números de teléfono de las partes. Asegúrense de incluir en su Declaración de Demanda el nombre de una persona relacionada a la responsabilidad de la compañía, tal como el dueño, un accionista, un director, etc. La mayoría de las veces un vendedor no es una persona conectada a la responsabilidad.
- Una descripción de la demanda y una indicación de los hechos que la apoyan. Para poder entender mejor su demanda los documentos de apoyo (evidencias), tales como facturas, conocimientos de embarque, correspondencia, inspecciones y otros documentos similares deberían ser etiquetados como” Evidencia A”, “Evidencia B”, etc. El etiquetar las evidencias facilita al lector entender la demanda. En la mayoría de los casos abreviados no habrá una audiencia verbal. Esta es su oportunidad de convencer al árbitro respecto a los méritos de su caso. Su compañía NO debería guardarse ninguna información importante. El retener cualquier información no les otorga ninguna ventaja, y en la mayoría de los casos no se les permitirá introducir nuevas evidencias y argumentos que hubieran ya estado disponibles al momento de su sumisión inicial.
- El alivio o remedio que se busca y la cantidad reclamada. Es importante incluir sus costos de registro de la demanda con la DRC, y cualquier otro gasto contemplado por el proceso de arbitraje cuando hagan su demanda. Si no los solicitan no serán contemplados por el árbitro.
- La Declaración de Demanda debe ser entregada por fax/email y por correo a la DRC y al Demandado. Las nuevas Reglas de Solución de Controversias exigen que envíen dos (2) copias de la Declaración de Demanda y evidencias.
Una vez que concluye el proceso informal de mediación, los documentos intercambiados durante esa etapa son sellados y permanecerán confidenciales. Ni siquiera el árbitro tendrá acceso al expediente informal. Esto no significa sin embargo que ustedes no puedan resumir la información recolectada durante el procedimiento informal e incluirla en su Declaración de Demanda.
Finalmente, recuerde que la información que usted envíe en su Declaración de Demanda será la que tendrá un impacto en la decisión del árbitro.
