Al participar en un negocio en la industria de frutas y hortalizas, asegúrense de mantener registros escritos de sus comunicaciones. Eso significa mantener una copia de todas tus notas, un registro de sus correos electrónicos y de cualquier otro documento pertinente. Si se hacen arreglos por teléfono, asegúrense de confirmar por escrito los detalles de la conversación, ya sea por medio de un registro de llamadas telefónicas o en su archivo de proveedor.
¿Cuánto tiempo deben mantener estos registros? Hay ciertos registros y documentos que deben ser mantenidos durante por lo menos dos años, incluyendo pero no limitándose a: facturas, inspecciones, tickets de ventas, órdenes de compra y conocimientos de embarque.
Para otros registros escritos referentes a un acuerdo, estos deben ser mantenidos hasta que el expediente esté finalizado y cerrado. De presentarse un problema que pueda llevar a un conflicto, recomendamos mantener registros durante al menos 9 meses desde el momento en que se enteraron que había un problema. Nueve meses es el plazo de aplicación para el registro de un problema con la DRC.
Mensajes de correo electrónico, registros de llamadas telefónicas, notas manuscritas o entradas del archivo de proveedor son todos pertinentes en el caso de un conflicto. Cualquier documento que demuestre que algo ha sido discutido y acordado puede ser considerado pertinente durante el proceso de resolución de controversias.
Un gran ejemplo es asegúrese siempre de recordar al comprador, y documentar por escrito, que ustedes esperan una inspección federal, a menos que ustedes estén de acuerdo con una inspección privada. Cualesquiera y todos los acuerdos inusuales, tales como las inspecciones privadas y términos restrictivos de contratación, tales como ‘La Aceptación Final FOB debe de ser Discutida, Entendida y Acordada (DUA – por sus siglas en inglés – Discussed, Understood & Agreed Upon)`. DUA es un acrónimo que ustedes querrán recordar. La parte que reclame tales acuerdos especiales tendrá la responsabilidad de probar que estaban de acuerdo al respecto si es que la otra parte se opone cuando surjan controversias. Si no saben lo que son todas las reglas, podrían terminar acordando algo que pudiera limitar sus derechos. Un árbitro revisará sus notas durante el proceso de resolución de controversias. Sus notas deben dejar claro qué condiciones han sido discutidas, acordadas y entendidas entre el embarcador y el recibidor. Estén atentos para más información sobre DUA en un próximo artículo de soluciones.
Para mayor información por favor llamar o enviar un correo electrónico al Escritorio de Asesoría de la DRC:
Escritorio de Asesoría de la DRC | 613-234-0982 | [email protected]
