En seguimiento a nuestro artículo anterior, en el que examinamos la Sección 1, Reglas generales de conducta e informamos sobre la serie de resúmenes de las normas de comercio de la DRC, esta vez abordaremos la Sección 3, Registros generales, Sección 4, Documentos que se deberán conservar, Sección 5, Registros de recepción, Sección 6, Boletas de venta / facturas, y la Sección 7, Números de lote.
Todas estas secciones especifican qué documentos deben conservarse y por cuánto tiempo.
La Sección 3, Registros generales indica que todos los documentos relacionados con una transacción deben conservarse por un período mínimo de dos años y deben estar disponibles de ser necesario. Es la responsabilidad del miembro de la DRC mantener registros que indiquen los datos esenciales sobre las transacciones.
La Sección 4, Documentos que se deberán conservar, enumera todos los documentos generales que deben conservarse, tales como Conocimientos de Embarque, Pedidos de Compra, Facturas, Manifiestos, Recibos, Confirmación de Ventas, Memorandos de Crédito, y Relaciones de Ventas, por nombrar solo algunos.
La Sección 5, Registros de recepción, establece que todos los receptores deben mantener en el orden de recepción un registro de todos los productos recibidos y deben mostrar claramente las fechas de llegada y la información del transportista, vendedor o consignador.
La Sección 6, Boletos de venta/facturas, menciona específicamente qué información las Boletas de venta/facturas deben contener: números de serie, fecha de venta, información del comprador, información del vendedor, descripción y precio del producto, números de lote, etc. Además, esta sección establece que la DRC tiene el derecho de solicitar una copia de las boletas de venta en caso de una controversia.
Sección 7, Números de lote. Se asignará un número de lote de identificación a cada carga. El número de lote es un método excelente para preservar la identidad de una carga.
En nuestra experiencia, tener todos estos documentos bien organizados y fácilmente disponibles por un período de dos años, puede ahorrarle tiempo y dinero en caso de una controversia. Recuerde que se puede presentar una Notificación de controversia hasta 9 meses a partir de la fecha en que surgió la disputa, y no contar con algunos de estos documentos puede resultar en la pérdida de una reclamación.
