Las obligaciones y responsabilidades del productor y del agente del productor deben estipularse en un contrato escrito. En ausencia de un contrato, un productor debe saber que si un agente proporciona una declaración por escrito que describe los términos y condiciones (correo electrónico, fax o correo) antes de que el agente reciba el primer lote, se considera que el productor está de acuerdo con los términos estipulados en la comunicación si el productor envía su producto al agente después de recibir una declaración escrita a tal efecto.
Un agente que no tenga en su registro el contrato escrito o la declaración escrita, habrá incumplido su obligación de preparar y mantener registros plenos y completos. Todo agente que deje de cumplir alguna especificación u obligación expresa o implícita, podrá ser considerado responsable por los daños resultantes.
Los agentes deben estar en posición de rendir a los productores cuentas precisas y detalladas de todos los aspectos de su manejo del producto, y mantendrán un registro de todos los productos recibidos y vendidos.
Si el contrato, o la declaración escrita, permite que el agente reempaque o vuelva a clasificar el producto, el agente deberá proporcionar resultados detallados de todas las operaciones de empaque y clasificación, incluida la cantidad perdida a través del empaque y clasificación y la cantidad y calidad empaquetadas.
La formación de un fondo común (pooling) no está permitida a menos que haya un acuerdo específico con todos los productores de combinar el producto de varios productores. Si se acuerda formar un fondo común, la contabilidad que se rinda a cada productor detallará los gastos reales de las diversas operaciones realizadas por el agente. Esto incluye detalles completos de la disposición del producto recibido de cada productor, incluidas todas las ventas, ajustes, rechazos, detalles de envíos en consignación o en cuenta común y el estado de todos los reclamos cobrados o presentados ante los transportistas.
El agente preparará y mantendrá registros plenos y completos de todos los detalles de la distribución, a fin de proporcionar evidencias que apoyen la rendición de cuentas. Si el agente trabaja con los productores bajo un convenio de formar un fondo común, la contabilidad mostrará en qué forma se calculan los costos y las ventas del producto que integra el fondo común. Si el agente y los productores convienen en una cantidad fija para cubrir las diversas operaciones realizadas por el agente, no será necesario mostrar los gastos incurridos por los servicios incluidos en dicho convenio.
El agente de un productor puede ser considerado responsable de cualquier pérdida o daño que resulte a los productores debido a su negligencia o incumplimiento de cualquier tarea o deber específico, expreso o implícito, relacionado con la transacción.
