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Estatutos y Reglas de Operación actuales de la DRC

El mundo de los productos agrícolas está evolucionando constantemente y, para cumplir nuestro mandato, la DRC evoluciona a la par con él. Muchos de ustedes han sido miembros desde que abrimos nuestras puertas para la membresía en 1999. Mucho ha cambiado desde esos primeros días.

Los más recientes estatutos y reglas de operación, impresos el 8 de febrero de 2019, se encuentran en el sitio web de la DRC. Le instamos a que los revise periódicamente, ya que los Estatutos y el Manual de operación que se encuentran en nuestro sitio web son los que rigen sus derechos y obligaciones de membresía.

Su membresía de la DRC es más que el contrato, estatutos y reglas de operación que eran vigentes cuando se ingresó a la DRC por primera vez. Los cambios se realizan con total transparencia, incluido la notificación correspondiente, y la aprobación de la Junta Directiva y la membresía.

Los cambios menores se discuten y, cuando corresponde, son aprobados por la Junta. Se notifican cambios potenciales más significativos a través de una Notificación de una moción previo a la Reunión Anual de miembros de la Corporación, y se votan en la Reunión Anual. Los procedimientos para estos cambios se establecen en los Estatutos de la Corporación, que son aprobados por el regulador federal Corporaciones Canadá.

Algunos de estos cambios han tenido como propósito modernizar y aclarar, como se hizo con las recientes Reglas de Solución de Controversias. Algunos cambios han respondido a regulaciones, como la Ley de Corporaciones sin fines de lucro de Canadá, que provocó, por ejemplo, cambios en nuestras categorías de miembros asociados. Otros respondieron a las solicitudes y consultas de los miembros, como el cambio a la definición de frutas y hortalizas frescas en 2008.

Nuestro boletín mensual “Solutions” también destaca los cambios y el impacto potencial de los cambios aprobados por la Junta Directiva y la membresía.

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Normas de Comercio de la DRC – Sección 3 a Sección 7

En seguimiento a nuestro artículo anterior, en el que examinamos la Sección 1, Reglas generales de conducta e informamos sobre la serie de resúmenes de las normas de comercio de la DRC, esta vez abordaremos la Sección 3, Registros generales, Sección 4, Documentos que se deberán conservar, Sección 5, Registros de recepción, Sección 6, Boletas de venta / facturas, y la Sección 7, Números de lote.

Todas estas secciones especifican qué documentos deben conservarse y por cuánto tiempo.

La Sección 3, Registros generales indica que todos los documentos relacionados con una transacción deben conservarse por un período mínimo de dos años y deben estar disponibles de ser necesario. Es la responsabilidad del miembro de la DRC mantener registros que indiquen los datos esenciales sobre las transacciones.

La Sección 4, Documentos que se deberán conservar, enumera todos los documentos generales que deben conservarse, tales como Conocimientos de Embarque, Pedidos de Compra, Facturas, Manifiestos, Recibos, Confirmación de Ventas, Memorandos de Crédito, y Relaciones de Ventas, por nombrar solo algunos.

La Sección 5, Registros de recepción, establece que todos los receptores deben mantener en el orden de recepción un registro de todos los productos recibidos y deben mostrar claramente las fechas de llegada y la información del transportista, vendedor o consignador.

La Sección 6, Boletos de venta/facturas, menciona específicamente qué información las Boletas de venta/facturas deben contener: números de serie, fecha de venta, información del comprador, información del vendedor, descripción y precio del producto, números de lote, etc. Además, esta sección establece que la DRC tiene el derecho de solicitar una copia de las boletas de venta en caso de una controversia.

Sección 7, Números de lote. Se asignará un número de lote de identificación a cada carga. El número de lote es un método excelente para preservar la identidad de una carga.

En nuestra experiencia, tener todos estos documentos bien organizados y fácilmente disponibles por un período de dos años, puede ahorrarle tiempo y dinero en caso de una controversia. Recuerde que se puede presentar una Notificación de controversia hasta 9 meses a partir de la fecha en que surgió la disputa, y no contar con algunos de estos documentos puede resultar en la pérdida de una reclamación.

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Confirmación de venta (COS) de Canadá para CFIA

Con la entrada en vigor del Reglamentos sobre la Salubridad de los Alimentos de Canadá (SFCR), desde una perspectiva regulatoria, el documento de COS se ha vuelto obsoleto. Este formulario ha sido extremadamente útil para la CFIA para ingresar información, como el número de membresía de la DRC, para aquellas compañías que todavía hacen el despacho de aduanas en papel en lugar de hacerlo por vía electrónica.

La Declaración Integrada de Importación se ha actualizado para reflejar los nuevos cambios del SFCR y la CFIA solicita a los importadores que usen sistemas electrónicos para el despacho de aduanas.

Para aquellos de ustedes que todavía están realizando autorizaciones en papel, la DRC está trabajando con la CFIA para actualizar cualquier formulario requerido, pero eso está tomando cierto tiempo. Le daremos más información a medida que esté disponible. Mientras tanto, quizás desee visitar el sitio web de la CFIA (www.inspection.gc.ca) para obtener más información sobre el despacho de aduanas electrónico para ahorrarle tiempo y esfuerzo.

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Como iniciar el proceso de Arbitraje

P. Después de pasar por una etapa de mediación informal fallida, nuestra compañía ha decidido avanzar hacia de arbitraje por primera vez. ¿Podría ofrecernos algunas orientaciones sobre cómo presentar nuestro caso para que no sintamos la necesidad de tener que contratar un abogado o a otra persona para que nos represente?

R. Jaime Bustamante. Primeramente, me gustaría comentarle que, dependiendo de la complejidad de su caso, a lo mejor es necesario que obtenga asesoría legal de un abogado. Sin embargo, deberá estar consiente que, en el arbitraje, el árbitro puede o no incluir los gastos de representación legal como parte del laudo arbitral. Inclusive si los gastos de representación son incluidos en el laudo, es probable que no sean en su totalidad.

Al inicio del proceso formal la DRC les proveerá un formato de Declaración de Demanda que incluye instrucciones detalladas de cómo presentar su caso.  Nuestro personal les clarificará lo que fuera necesario.  La siguiente es una breve descripción de la información requerida en una Declaración de Demanda:

  1. Una demanda para que la controversia se refiera al arbitraje. Esta solicitud está ya incluida en el formato arriba mencionado de la Declaración de Demanda.
  2. Los nombres, direcciones y números de teléfono de las partes. Asegúrense de incluir en su Declaración de Demanda el nombre de una persona relacionada a la responsabilidad de la compañía, tal como el dueño, un accionista, un director, etc. La mayoría de las veces un vendedor no es una persona conectada a la responsabilidad.
  3. Una descripción de la demanda y una indicación de los hechos que la apoyan. Para poder entender mejor su demanda los documentos de apoyo (evidencias), tales como facturas, conocimientos de embarque, correspondencia, inspecciones y otros documentos similares deberían ser etiquetados como” Evidencia A”, “Evidencia B”, etc.  El etiquetar las evidencias facilita al lector entender la demanda.  En la mayoría de los casos abreviados no habrá una audiencia verbal.  Esta es su oportunidad de convencer al árbitro respecto a los méritos de su caso.  Su compañía NO debería guardarse ninguna información importante.  El retener cualquier información no les otorga ninguna ventaja, y en la mayoría de los casos no se les permitirá introducir nuevas evidencias y argumentos que hubieran ya estado disponibles al momento de su sumisión inicial.
  4. El alivio o remedio que se busca y la cantidad reclamada. Es importante incluir sus costos de registro de la demanda con la DRC, y cualquier otro gasto contemplado por el proceso de arbitraje cuando hagan su demanda.  Si no los solicitan no serán contemplados por el árbitro.
  5. La Declaración de Demanda debe ser entregada por fax/email y por correo a la DRC y al Demandado. Las nuevas Reglas de Solución de Controversias exigen que envíen dos (2) copias de la Declaración de Demanda y evidencias.

Una vez que concluye el proceso informal de mediación, los documentos intercambiados durante esa etapa son sellados y permanecerán confidenciales.  Ni siquiera el árbitro tendrá acceso al expediente informal.  Esto no significa sin embargo que ustedes no puedan resumir la información recolectada durante el procedimiento informal e incluirla en su Declaración de Demanda.

Finalmente, recuerde que la información que usted envíe en su Declaración de Demanda será la que tendrá un impacto en la decisión del árbitro.

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